Kazalo
Veliko podjetij verjame, da so težave v ERP ali CRM sistemu posledica napačne izbire programske opreme. Resnica je pogosto precej bolj neprijetna: Težava ni v tehnologiji, temveč v podatkovni kulturi podjetja.
Podatkovna kultura v podjetju je tisti nevidni dejavnik, ki odloča, ali bo ERP/CRM sistem prinesel prednost ali pa bo postal draga, neizkoriščena in napačna naložba.
Podatkovna kultura kot temelj digitalizacije
Ko podjetja govorijo o digitalni transformaciji, najprej omenjajo ERP rešitve, CRM sisteme, avtomatizacijo procesov in uvajanje novih tehnoloških platform. Toda v praksi se izkaže, da tehnologija nikoli ni resnični izziv.
Največji izziv je odnos podjetja do podatkov, tj. kako jih zbira, hrani, uporablja, interpretira in varuje.
To imenujemo podatkovna kultura. Gre za skupek navad, standardov, internih pravil in vedenjskih vzorcev, ki določajo, ali bodo poslovni sistemi sploh lahko opravljali svojo nalogo.
Priporočljivo branje:
Podjetja pogosto verjamejo, da bodo z uvedbo ERP sistema avtomatsko postala bolj urejena. Prav tako pogosto verjamejo, da bo CRM “sam od sebe” poskrbel za prodajo. Toda resnica je obratna. Poslovni sistem je le odraz obstoječe kulture. Če podjetje nima doslednih procesov vnašanja podatkov, če prodajniki ne ažurirajo podatkov o strankah, če nabava ne preverja dobaviteljev, če vodstvo ne dela na podlagi poslovnih informacij, potem niti najboljši sistem ne more delovati optimalno.
Iz teka vidika je podatkovna kultura v resnici nevidna hrbtenica digitalizacije, tj. del, ki ga nihče ne vidi, a nosi celotno težo poslovanja v sodobnem poslovnem okolju.
Podjetje, ki razume, da so podatki strateško sredstvo, bo iz ERP sistema in CRM sistem iztisnilo največ. Podjetje, ki verjame, da je sistem rešitev sam po sebi, pa pogosto konča v spirali nezadovoljstva, dragih nadgradenj, dolgotrajnih projektov in slabih rezultatov.
V tem članku raziskujemo, zakaj je podatkovna kultura odločilni dejavnik in kako jo podjetja lahko razvijejo.
Kje se v podjetjih začnejo težave z ERP in CRM sistemi?
Večina zapletov pri uvedbi oziroma uporabi ERP in CRM sistemov nima tehnološkega izvora, težave se pojavijo zaradi ljudi in kompleksnih procesov. Najpogostejši izziv je pomanjkanje enotnih pravil.
Vsak oddelek vodi podatke po svoje: prodaja ima svoj Excel, nabava drugega, računovodstvo tretjega, marketing še svojega.
Težava nastane, ko podjetje poskuša vse to spraviti pod enoten sistem, ki zahteva standardizacijo.
Ko uvajanje ERP sistema razkrije, da podatki niso enotni, da artikli niso kategorizirani, da stranke nimajo urejenih SKD oznak, da ni zgodovine kupcev, da dobavitelji niso preverjeni (preverba bonitetne ocene) in da vodstvo ne ve, kdo je dejansko ključna stranka, je pogosto že prepozno.
Projekti se zamikajo, stroški rastejo, uporabniki pa izgubljajo zaupanje v sistem.
CRM ima svoje vrzeli. Prodajniki pogosto menijo, da vnašanje podatkov vzame preveč časa. A brez podatkov ni mogoče analizirati uspešnosti prodajnega lijaka, napovedovati prihodkov, načrtovati kapacitet ali identificirati tveganih kupcev.
Nekateri prodajniki v CRM zapisujejo minimalne opombe, drugi preveč opomb, tretji nekje v sredini. Poslednično nastane kaos, ki ga sistem ne more »popraviti«.
Težava se zato začne mnogo prej kot v programih, tj. v tem, kako podjetje doživlja zbiranje, hranjenje, in obdelavo podatkov.
Če niso sistematično obravnavani, ne bodo pravilno delovali znotraj ERP, niti znotraj CRM sistema. Slaba podatkovna kultura se tako prenaša v slabe izide, četudi je tehnologija vrhunska.
Zakaj je doslednost pomembnejša od tehnologije?
Ko svetovalci analizirajo neuspešne ERP ali CRM projekte, se velikokrat ponavlja en in isti vzorec: podjetja so investirala v odlično tehnologijo, a niso investirala v vedenjske spremembe.
Dejstvo je, da podjetja lahko kupijo programsko opremo, ne morejo pa kupiti kulture. Ta se gradi počasi in ne zgradi se čez noč.
Doslednost je tisto, kar loči podjetja, ki uspešno izkoristijo ERP/CRM, od tistih, ki po letih uporabe še vedno delajo ročno.
Doslednost pomeni, da ima podjetje jasno definirane podatkovne standarde: kako se vnaša nov dobavitelj, kateri podatki morajo biti obvezni, kako se preverja status podjetja, kako se kategorizira stranke, katera polja v CRM morajo biti izpolnjena, kako pogosto se podatke posodablja, kdo je odgovoren za nadzor, itd.
Ko podjetje razume, kako mora izgledati kakovosten podatek, se kakovost začne sama izboljševati.
Izkušnje kažejo, da podjetja z močno podatkovno kulturo lažje prenašajo spremembe, hitreje uvajajo nove module, bolj zaupajo podatkom in sprejemajo boljše poslovne odločitve.
Vodstvo ima natančnejši vpogled v likvidnost partnerjev, tveganja v dobaviteljski verigi, stanje poslovanja ključnih kupcev, prodajne napovedi ter finančne kazalnike.
Tehnologija omogoča, da lahko podatke obdelamo. Doslednost pa omogoča, da podatki sploh obstajajo. Brez nje niti najsodobnejši ERP ne more zagotoviti natančnih zalog, niti CRM ne more napovedovati prihodkov. Kultura podjetja tako postane pomembnejša od same rešitve.
Priporočljivo branje:
- Kako poskrbeti za optimalno poslovanje podjetja in dobro poslovno partnerstvo?
- Kaj pomeni poslovni coaching: Nasveti za vse, ki vas zanima osebna in poklicna rast
- Zakaj so dobri poslovni partnerji in medsebojno sodelovanje tako pomembni za rast in uspeh vseh deležnikov v poslu?
- Dejanski lastniki: Zakaj je njihovo razkritje bistveno za transparentnost v poslovnem okolju?
- Družbena odgovornost v podjetju: Spoznajte sodobne pristope in priložnosti
- Bonitetna ocena: ključni dejavnik pri financiranju podjetij
Kakovost poslovnih podatkov kot temelj pravilnih odločitev
Podjetja pogosto podcenjujejo, kako kritična je kakovost poslovnih podatkov. V ERP sistemu napačen podatek o artiklu sproži napačna naročila, napačne zaloge in napačne nabavne cene.
V CRM sistemu napačen status stranke vodi do napačnih prodajnih prioritet, napačnih segmentov in izgubljenih priložnosti. Podjetje morda še vedno verjame, da ima problem »v sistemu«, a težava se začne pri podatkih.
Kakovost podatkov ima tri dimenzije: verodostojnost, ažurnost in zanesljivost.
Če podjetje dela z zastarelimi informacijami o kupcih npr. ne preverja bonitet podjetij, ne spremlja finančne kondicije dobaviteljev ali ne analizira poslovanja partnerjev, tvega napačne odločitve.
V splošni podatkovni kulturi podjetja mora biti jasno, da so poslovne informacije del vsakodnevnega procesa: preverjanje bonitetne ocene, spremljanje insolventnosti partnerjev, analiza tveganj, razumevanje tržnih sprememb.
Dobra podatkovna kultura pomeni, da podjetje ne le zbira podatke, ampak jih tudi preverja in dopolnjuje. Vključuje redno “čiščenje” podatkov, usklajevanje baz, uporabo zunanjih virov poslovnih informacij in avtomatizacijo monitoringa ključnih partnerjev.
ERP in CRM sistema postaneta tako veliko bolj natančna, saj se napajajo s preverjenimi, živimi informacijami.
Pravilne odločitve niso posledica dobre tehnologije. Pravilne odločitve so posledica natančnih, ažurnih in zanesljivih podatkov. In dobri podatki so posledica dobre podatkovne kulture.
Kakšna je vloga vodstva pri ustvarjanju podatkovne kulture?
Če podatkovna kultura ni podprta s strani vodstva podjetja, je ni mogoče vzpostaviti.
Vodstvo mora biti zgled. Če direktor sprejema odločitve na podlagi občutka, ne podatkov, bo enako počel tudi vodja prodaje ali nabave.
Če vodstvo zahteva natančne podatke, redna poročila in transparentnost, se ta kultura prenese na celotno podjetje.
Pri uvedbi ERP ali CRM projektov imajo vodilni tri ključne naloge.
Prva je, da jasno določijo strategijo, zakaj sploh uvajajo sistem: za optimizacijo procesov, povečanje prihodkov, boljše upravljanje tveganj, pregled nad poslovanjem ali za dvig kakovosti storitev.
Druga naloga je, da aktivno komunicirajo spremembe.
Ljudje bolje sprejemajo nove sisteme, če razumejo, zakaj so potrebni. Tretja naloga vodstva pa je vzpostaviti kulturo odgovornosti (kdo od zaposlenih je odgovoren za katero vrsto podatkov)..
Vodstvo mora ustvariti okolje, kjer so podatki vrednota. Kjer so ažurne informacije o partnerjih, strankah, dobaviteljih in poslovnem tveganju nekaj samoumevnega.
Kjer je normalizirano, da se vse pomembne odločitve sprejemajo na podlagi preverjenih podatkov iz ERP, CRM sistema in zunanjih poslovnih virov. Ko se podatkovna kultura začne pri vrhu, se skoraj samodejno razširi navzdol.
Kako izgraditi kulturo kakovostnih podatkov v podjetju?
Podatkovna kultura se ne zgodi spontano. Je rezultat sistematičnega dela. Prvi korak je vzpostavitev jasnih pravil:
- kaj podjetje razume pod pojmom “kakovostni podatek”,
- kako se podatek vnaša,
- kdo ga potrdi,
- kdo je odgovoren za čiščenje podatkovne baze in kdo za nadzor.
Drugi korak je izobraževanje zaposlenih. Ljudje morajo razumeti, zakaj je pravilno vnašanje podatkov ključno, kako vpliva na delo drugih oddelkov in kakšne posledice ima napačno ravnanje.
Ko zaposleni spoznajo, da dober CRM pomeni manj ročnega dela, boljše ciljanje kupcev in večji uspeh, postane motivacija povsem drugačna.
Tretji korak je uvajanje zunanjih poslovnih informacij. Podjetja, ki želijo dvigniti kakovost podatkov, morajo imeti dostop do ažurnih bonitetnih podatkov, analize poslovanja, finančnih kazalnikov, pregledov tveganj in monitoringa podjetij.
Četrti korak je avtomatizacija. Tam, kjer je mogoče avtomatsko preverjati pravne osebe, spremljati tveganja ali posodabljati ključne podatke, se zmanjšajo ročne napake. ERP in CRM sistema lahko postaneta zanesljiva, ker črpata podatke iz zanesljivih virov.
Ko podjetje enkrat vzpostavi sistematičen odnos do podatkov, postane to njegova konkurenčna prednost.
Zakaj podjetja z robustno podatkovno kulturo hitreje rastejo?
Podjetja, ki razumejo vrednost podatkov, ne le lažje uvajajo ERP in CRM, ampak tudi hitreje rastejo.
Bolje razumejo trg, lastne kupce, dobavitelje in tveganja, s katerimi se srečujejo na dnevni ravni.
Vodstvo sprejema bolj informirane odločitve, odločitve, ki so manj tvegane in bolj usklajene s poslovnimi cilji.
Močna podatkovna kultura omogoča učinkovitejše upravljanje finančnih tveganj, saj podjetje hitreje prepozna insolventne partnerje, spremlja likvidnost dobaviteljev, oceni stabilnost kupcev in prilagodi plačilne pogoje.
Takšna podjetja redkeje naletijo na neplačila in lažje ohranjajo stabilen denarni tok.
Hkrati se izboljša prodajna učinkovitost. Ko CRM vsebuje kakovostne podatke, lahko ekipa bolje segmentira stranke, napoveduje prihodke in ustvarja bolj personalizirane tržne aktivnosti.
ERP pa zagotavlja natančne podatke o stroških, zalogah, analizi poslovanja in stroškovnih centrih, kar pomeni boljše planiranje.
Podjetja z razvitim podatkovnim pristopom imajo še eno prednost: hitreje uvajajo novosti. Ker zaposleni že razumejo vrednost podatkov, je odpor do sprememb manjši.
Digitalni projekti niso grožnja, temveč priložnost za rast. Takšna podjetja so bolj odporna, bolj fleksibilna in bolj konkurenčna.
Prihodnost ERP in CRM sistemov: od platform do inteligentnih informacijskih centrov
Prihodnost poslovnih sistemov ni več v beleženju podatkov, temveč v interpretaciji. ERP in CRM postajata inteligentna informacijskega centra, ki temeljita na kakovostnih vhodnih podatkih.
Umetna inteligenca bo znala analizirati poslovanje partnerjev, napovedovati tveganja, identificirati trende in predlagati ukrepe.
Toda takšne analize so smiselne samo, če podjetje vzpostavi kulturo kakovostnih podatkov.
V prihodnjih letih bodo podjetja, ki imajo urejene podatke, delovala bistveno hitreje, natančneje in učinkoviteje.
Samodejni monitoring podjetij, napredne bonitetne ocene, integracija zunanjih informacij v ERP in CRM, avtomatsko odkrivanje tveganj, vse to bo možno le, če podjetje razume, da so podatki center digitalnega poslovanja.
ERP in CRM ne bosta več ločena sistema. Postala bosta del ekosistema podatkov, ki povezuje marketing, prodajo, nabavo, finance, tveganja in strategijo. Podjetja, ki bodo vlagala v podatkovno kulturo, bodo izkoristila to prihodnost. Podjetja, ki bodo to zanemarila, bodo težko sledila tempu trga.
Priporočljivo branje:
Zaključna misel
Podatkovna kultura ne bi smela biti tretirana kot strošek, ali modna muha digitalne transformacije. Podatkovna kultura je temelj, na katerem stojijo vsi ERP, CRM in poslovno-informacijski sistemi ter procesi odločanja v podjetju. Ko se podjetje zave, da so natančni, verodostojni in ažurni podatki konkurenčna prednost, se spremenijo tudi njegovi rezultati.
Najbolj uspešna podjetja nimajo boljšega ERP ali CRM sistema, imajo optimalen proces pri delu s podatki.
Razumejo, da je kakovost podatkov neposredno povezana s kakovostjo odločitev, učinkovitostjo prodaje, upravljanjem tveganj ter stabilnostjo poslovanja.
Če želi podjetje z ERP/CRM ustvariti resnično vrednost, mora najprej poskrbeti, da ima kulturo, kjer podatki niso samo za IT oddelek, temveč nekaj, za kar je odgovoren vsak posameznik.
Viri
1 – Upravljanje terjatev na Borza znanja.net
2 – Bonitete podjetij na Prvi finančni agenciji
3 – Likvidnost podjetja na Srnica.si
4 – Dejanski lastniki na Nubia.si
5 – Izračun bonitete podjetij na Lip-Radomlje.si